WPŁATY UCZESTNIKÓW I GOŚCI, ZASADY ZWROTÓW
AKTUALIZACJA – 2019.07.24, 2019.07.11

DOKUMENT DO POBRANIA

1. Aktualizacja wpłat uczestników
Ponieważ wciąż napływają wpłaty uczestników, mamy następującą prośbę do komendantów gniazd:
- przesłanie nieprzekazanych jeszcze wpłat uczestników wraz z wykazem których jednostek one dotyczą – do dnia 18.07, a w przypadku pojawienia się wpłat po tym terminie – również 31.07,
- przesłanie do 2.08 zaktualizowanych list drużyn z informacją o liczbie osób i wpłaconej kwocie przez drużynę, w szczególności jeśli informacje te są inne niż na stronie zlotu,
- poinformowaniu drużynowych, że jeśli w momencie rejestracji na miejscu zlotu kwota wpłacona przez drużynę będzie mniejsza niż stan rzeczywisty (390zł x liczba osób), to drużynowy będzie musiał wpłacić różnicę w gotówce lub przedstawić potwierdzenia przelewów na całą kwotę.

2. Nowe zasady zwrotów
Ponieważ możliwość aktualizacji liczby uczestników już dawno minął, zwrot całkowitej wpłaty jest możliwy dla wniosków złożonych do dnia 13.07.2019 roku włącznie. Warunkiem dochowania tego terminu jest przesłanie prośby o zwrot na adres mailowy druzynowego lub komendanta gniazda lub na adres biura zlotu (zlot30.biuro@zhr.pl). Po tym terminie zwrot będzie wypłacany w wysokości 50% wpłaconej kwoty. Zwrot jest możliwy tylko w formie przelewu. Pozostałe zasady związane ze zwrotami pozostają bez zmian, czyli np. złożenie wniosku o zwrot do drużynowego.

3. Podsumowanie wysokości wpłat uczestników i gości
- składka programowa dla uczestnika wynosi 390zł,
- składka programowa dla służb, drużynowych, wychowawców w drużynie powyżej 20 osób, komend gniazd (1 na 15) wynosi 100zł,
- dodatkowo 3 osoby z każdego gniazda zwolnione są z opłat (komendant, kwatermistrz, oboźny/zastępca komendanta),

- szefowie służb, ich zastępcy, osoby funkcyjne powołane rozkazem komendantki zlotu są zwolnione ze składki programowej,
- od gości zaproszonych przez komendę zlotu oraz komendantów zlotów OHek i OHy nie są pobierane składki programowe,
- wpłaty od innych gości oraz osób prowadzących zajęcia:
   • wejściówka na 1 dzień bez wyżywienia - 20zł,
   • wejściówka na 1 dzień z wyżywieniem - 60zł,
   • pobyt na więcej niż 1 dzień - 100zł. Wymagana zgoda Komendanta Zlotu OHek lub OHy.
Jeżeli uczestnik na Zlocie przebywa krócej, płaci 390zł, nawet jeśli jest w gnieździe wędrowniczym, instruktorskim czy KPH.

4. Rachunki bankowe do wpłat składek programowych
- uczestnicy płacą do okręgów, z wyjątkiem gniazd instruktorskich i KPH,
- rachunek bankowy dla służb oraz instruktorów:

   68 1090 2590 0000 0001 3352 5481
   tytułem: składka programowa Zlot imię nazwisko nazwa służb / gniazdo instruktorskie,
- rachunek bankowy dla KPH:
  89 1090 2590 0000 0001 3452 1293
  tytułem: składka programowa Zlot Gniazdo KPH imię nazwisko.


WPŁATY CZŁONKÓW SŁUŻB ZLOTOWYCH

Wpłata za zlot członków służb zlotowych wwynosi 100,-
Należy jej dokonać na podany rachunek z opisem:

Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej
68 1090 2590 0000 0001 3352 5481
tytułem: składka programowa Zlot imię nazwisko nazwa służby


SPRAWY FINANSOWE

ZASADY ZWROTÓW ZALICZEK

Forma zwrotu:
- gotówka - jeżeli uczestnik/rodzic wpłacił gotówką,
- przelew na rachunek bankowy – jeżeli uczestnik/rodzic dokonał płatności przelewem.
W każdym przypadku zaliczkę zwraca jednostka ZHR, do której trafiła płatność od uczestnika/rodzica. Uczestnicy pełnoletni oraz rodzice muszą złożyć wniosek do komendanta/tki gniazda za pośrednictwem drużynowego/ej lub opiekuna grupy.

WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH WPŁATĘ  SKŁADKI PROGRAMOWEJ NA ZLOT  

1. Na żądanie Komenda zlotu wystawia faktury dla pojedynczych uczestników zlotu w ciągu 7 dni o wartości kwoty wpłaconej za uczestnictwo w zlocie wyłącznie po przesłaniu danych na adres mailowy: zlot30.finanse@zhr.pl.
Treść faktury, którą wystawiamy to: „składka programowa za uczestnictwo w Zlocie 30-lecia (wypoczynek) – imię, nazwisko uczestnika". Jeżeli oprócz imienia i nazwiska niezbędne są informacje o adresie zamieszkania, to należy je dopisać.

2. Fakturę w postaci elektronicznej (nie wymaga podpisu i pieczątki) wysyłamy w ciągu 7 dni od daty przesłania pełnych danych niezbędnych do jej wystawienia:
a) dane osoby, która występuje o fakturę - imię, nazwisko, telefon, mail,
b) dane uczestnika zlotu - imię, nazwisko i inne dane, które powinny być umieszczone na fakturze,
c) nazwa lub dane odbiorcy/nabywcy faktury,
d) adres odbiorcy/nabywcy faktury, który ma być na fakturze,
e) NIP odbiorcy w przypadku firmy lub przedsiębiorcy.

3. Warunkiem koniecznym do wystawienia faktury jest załączenie do maila skanu/ów potwierdzenia wpłaty lub przelewu pieniędzy do jednostki ZHR. W przypadku przelewu na konto np. drużynowej/ego należy załączyć skan wpłaty i dodatkowo skan przelewu z konta drużynowej/ego na konto jednostki ZHR.


UWAGA! - PATRZ NA AKTUALIZACJĘ Z DNIA 2019.07.11

KOSZTY, WPŁATY UCZESTNIKÓW I GOŚCI ZLOTU

A. KOSZTY ZLOTU
a) Całkowite koszty uczestnictwa 1 osoby w Zlocie 30-lecia to kwota ok. 1000-1100 zł.

B. SKŁADKA PROGRAMOWA UCZESTNIKÓW
b) Obniżona składka programowa za uczestnictwo w Zlocie w wysokości 390,00 zł przysługuje Uczestnikom, którzy zgłoszą się na Zlot, wypełnią kartę kwalifikacyjną oraz zostaną zakwalifikowani przez komendanta jednostki ZHR i spełnią inne obowiązki nałożone przez przełożonych.
c) Obniżona składka jest wynikiem finansowania Zlotu z innych źródeł - składek członkowskich ZHR, rządowego programu ROHIS, dotacji urzędów centralnych oraz sponsorów, co powoduje określone obowiązki informacyjne, promocyjne oraz działania na Zlocie.
Każdy Uczestnik ma prawo wpłacić pełną kwotę za koszty organizacji Zlotu.
d) Ponieważ rzeczywiste koszty Zlotu są prawie 3-krotnie wyższe niż składka programowa, stąd nie ma możliwości wprowadzania stawek za część Zlotu. Koszty przygotowania infrastruktury, transportu i programu są jednakowe bez względu na długość pobytu uczestników na Zlocie.  

C. SKŁADKA PROGRAMOWA KADRY
e) Obniżoną składką programową z 1100 zł do 100 zł mogą być objęci:
- drużynowa/y, którzy mają pod opieką min. zastęp zastępowych,
- wychowawcy, w przypadku, gdy na drużynowego przypada więcej niż 20 dzieci,
- komenda gniazda w liczbie nie przekraczającej 1 osoby na 15 uczestników,
- członkowie służb i zespołów Komendy Zlotu oraz części - Zlotów: Harcerek, Harcerzy, KPH,
- osoby prowadzące zajęcia programowe powyżej 40 godzin.
f) Warunkiem obniżenia składki dla kadry jest podpisanie umowy wolontariackiej z zakresem zadań obejmującym minimum 72 godzin wolontariatu oraz po zakończeniu Zlotu wpisanie do umowy rzeczywistej liczby godzin wolontariatu, którą potwierdza się podpisem.

D. SKŁADKA PROGRAMOWA DLA ODWIEDZAJĄCYCH, PROWADZĄCYCH ZAJĘCIA
g) Warunkiem wejścia na teren Zlotu jest rejestracja i uzyskanie identyfikatora.
h) Goście, prowadzący zajęcia nie płacą składki programowej jeśli są zaproszeni przez:
  - Naczelnictwo ZHR i Komendantkę Zlotu - koszty są pokrywane przez Komendę Zlotu,
  - Komendantów poszczególnych Zlotów - koszty pokrywa dany Zlot.
i) W celu rezerwacji posiłków osoby trzeba zgłosić do 15 lipca, natomiast noclegi zapewnia każdy Zlot odrębnie.
j) Jeśli zaproszona osoba prowadzi zajęcia i przebywa na terenie zlotu powyżej 2 dni to dany Zlot pokrywa jednorazowo koszt w wysokości 100 zł.

E. OSOBY ODWIEDZAJĄCE ZLOT
k) Goście Zlotu zaproszeni przez Naczelnictwo ZHR i Komendantkę Zlotu są zwolnione z opłat,
l) goście Zlotu zaproszeni przez Komendantów poszczególnych Zlotów są zwolnieni z opłat pod warunkiem zgłoszenia ich danych do dnia 25 lipca, w celu wystawienia identyfikatorów.
m) Inne osoby, które chcą odwiedzić Zlot – za zgodą Komendantki Zlotu pokrywają koszty:
- jednodniowej wejściówki na teren Zlotu w wys. 20 zł,
- dodatkowych kosztów wyżywienia 40 zł / dobę, pod warunkiem możliwości zapewnienia,
- nie ma możliwości, by osoby odwiedzające spały w gniazdach.
n) Nie ma możliwości wejścia na teren Zlotu osoby niepełnoletniej, która nie wchodzi z opiekunem prawnym lub instruktorką/em sprawującym opiekę i posiadającym pisemną zgodę rodziców.
o) Osoby odwiedzające Zlot nie mają prawa wchodzić do gniazd bez zgody komendantki/a danego gniazda.